Przepisy kancelaryjne i archiwalne

Przepisy kancelaryjne i archiwalne

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować: instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

1. Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

W/w organy mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji.

2. Każda inna państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna powinna posiadać komplet własnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych uzgodnionych z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Wzory przykładowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dostępne są na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Wzór przykładowego zarządzenia wprowadzającego przepisy kancelaryjne i archiwalne można pobrać tutaj.

3. Podmioty niepaństwowe – tj. partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, stowarzyszenia i fundacje, kościoły i związki wyznaniowe, spółki prawa handlowego i prywatne placówki oświatowe oraz inne podmioty, w których udział własności Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego wynosi mniej niż 100% – mogą przesyłać projekty własnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych do zaopiniowania przez Archiwum Państwowe w Szczecinie.

PROCEDURA UZGADNIANIA PRZEPISÓW:

1. Projekt nowych przepisów, zmian lub uzupełnień do istniejących przepisów można przesłać do Archiwum Państwowego w Szczecinie na adres doręczeń elektronicznych, adres elektronicznej skrzynki podawczej (/15ubs07bdc/SkrytkaESP) lub pocztą tradycyjną. Do wstępnej oceny projekty przepisów można wysyłać również na adres poczty elektronicznej: normatywy@szczecin.ap.gov.pl.

2. Pracownicy Archiwum Państwowego weryfikują przesłane projekty pod kątem zgodności z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisami wykonawczymi oraz innymi obowiązującymi przepisami, a także metodyką archiwalną. Czas oceny i weryfikacji projektów przepisów zależy od ilości tego typu spraw prowadzonych przez Oddział w danym okresie, jednak na ogół nie przekracza 30 dni.

3. Archiwum Państwowe może zgłosić uwagi i propozycje zmian do projektów przepisów lub zwrócić się z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia.

4. W przypadku braku dalszych uwag Archiwum Państwowe przesyła pismo informujące o uzgodnieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych i zwraca się z prośbą o przesłanie – do wiadomości – kopii podpisanego zarządzenia wprowadzającego przedmiotowe przepisy w jednostce organizacyjnej.