Kontrole i ekspertyzy

Kontrole i ekspertyzy archiwalne

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do zakresu działania Archiwum Państwowego w Szczecinie należy kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów i dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione. Tryb kontroli określają art. 21a, 21b, 21c i 21d ustawy.

Archiwum Państwowe w Szczecinie sprawuje nadzór nad postępowaniem z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w ponad 280 jednostkach organizacyjnych. Kontrole są przeprowadzane co 4-6 lat przez pracowników Oddziału I, Oddziału w Stargardzie i Oddziału w Międzyzdrojach.

Ekspertyzy archiwalne wykonywane są z urzędu lub na wniosek jednostek organizacyjnych m.in. w sprawach: 

• oceny wartości archiwalnej dokumentacji w przypadku wątpliwości w zakresie kwalifikacji lub w przypadku podejrzenia błędnej kwalifikacji, w tym:

            – w związku z oceną wartości dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

            – w związku z oceną wartości dokumentacji likwidowanych jednostek organizacyjnych,

• oceny wartości archiwalnej dokumentacji o kategorii „BE” po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym,
• ustalenia, czy w jednostce organizacyjnej powstają materiały archiwalne wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego,
• sprawdzenia sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego,
• w sytuacjach nagłych np. zalania archiwum lub pożaru – w celu zabezpieczenia dokumentacji przed dalszą degradacją i określenia sposobu konserwacji.