Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

PAŃSTWOWE I SAMORZĄDOWE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach materiały archiwalne wytworzone przez państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne przekazuje się do archiwum państwowego niezwłocznie po upływie 25 lat od ich wytworzenia w przypadku dokumentacji nieelektronicznej i niezwłocznie po upływie 10 lat od ich wytworzenia w przypadku dokumentacji elektronicznej.

W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego niezwłocznie.

Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych regulują § 5–8 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

PROCEDURA PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH:

1. Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania. Przykład zawiadomienia można pobrać tutaj.

2. Porządkowanie, ewidencjonowanie i zabezpieczenie techniczne materiałów archiwalnych zgodnie ze standardami będącymi załącznikiem nr 4 do w/w rozporządzenia i ewentualnie dodatkowymi wytycznymi dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie. Tzn.:

– sporządzenie ewidencji przekazywanych materiałów archiwalnych zgodnie z pkt. 3 standardów będących załącznikiem nr 4 do w/w rozporządzenia i ewentualnie dodatkowymi wytycznymi archiwum państwowego

– wzór spisu materiałów archiwalnych można pobrać tutaj

– umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych wykonanych z tektury bezkwasowej; dla akt osobowych dopuszcza się koperty wykonane z tektury bezkwasowej; dokumentację oprawioną introligatorsko można umieszczać bezpośrednio w pudłach archiwizacyjnych; standard technicznego zabezpieczenia akt niewymiarowych lub dokumentacji innej niż aktowa należy uzgodnić z dyrektorem archiwum państwowego

– opisanie jednostek archiwalnych zgodnie z pkt. 1 standardów będących załącznikiem nr 4 do rozporządzenia i ewentualnie dodatkowych wytycznych archiwum państwowego

– usunięcie elementów metalowych i plastikowych – akt nie należy zszywać ani wiązać, lecz pozostawić luzem

– ponumerować strony (z pominięciem pustych stron) ołówkiem w prawym górnym rogu strony; na wewnętrznej części tylnej okładki podać liczbę stron w formie zapisu: Niniejsze [rodzaj opakowania] zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis]

– umieścić jednostki archiwalne w opakowaniach zbiorczych – pudłach archiwalnych wykonanych z tektury bezkwasowej o wymiarach 41,5x26,5x15,5 cm – w przypadku akt niewymiarowych lub dokumentacji innej niż aktowa rodzaj opakowania zbiorczego należy uzgodnić z dyrektorem archiwum państwowego.

3. Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora archiwum państwowego o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych i przedstawia ewidencję tych materiałów.

4. Archiwum Państwowe może przeprowadzić ekspertyzę stanu materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.

5. Przedstawiciel jednostki telefonicznie uzgadnia termin i miejsce przekazania materiałów archiwalnych:

– z Oddziałem II Ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego – jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, która zgromadziła materiały archiwalne, była/jest zlokalizowana na terenie miasta Szczecin, powiatu polickiego, gryfińskiego lub myśliborskiego:    

Kontakt: mgr Beata Kaczmarek

tel. (91) 433-50-02 wew. 127

e-mail: bkaczmarek@szczecin.ap.gov.pl

– z Oddziałem w Stargardzie lub Oddziałem w Międzyzdrojach.

NIEPAŃSTWOWE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

Zgodnie z art. 44 ustawy materiały archiwalne wytworzone przez niepaństwowe jednostki organizacyjne przekazuje się do archiwum państwowego z chwilą trwałego zaprzestania działalności.

Ponadto niepaństwowe jednostki organizacyjne (tj. partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, stowarzyszenia i fundacje, kościoły i związki wyznaniowe, spółki prawa handlowego i prywatne placówki oświatowe oraz inne podmioty, w których udział własności Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego wynosi mniej niż 100%) mogą w dowolnym momencie zwrócić się do Archiwum Państwowego w Szczecinie z wnioskiem o ocenę wartości archiwalnej dokumentacji.

W przypadku stwierdzenia, że jednostka organizacyjna posiada materiały archiwalne (dokumentację o wartości historycznej) jednostka organizacyjna może powiadomić Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych na stałe lub w depozyt do archiwum państwowego.

Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych niepaństwowych jednostek organizacyjnych do archiwów państwowych reguluje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny.