Polityka ochrony danych osobowych

Archiwum Państwowe w Szczecinie ul. św. Wojciecha 13, 70-410 Szczecin, strona internetowa: http://www.szczecin.ap.gov.pl/pl/kontakt, email: sekretariat@szczecin.ap.gov.pl

Wyciąg  z Polityki Ochrony Danych Osobowych Archiwum

Archiwum Państwowe w Szczecinie jest Administratorem Danych Osobowych pozyskiwanych w celach związanych z organizacją działalności i realizacją zadań archiwum państwowego określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217), dostępnej pod adresem internetowym http://isip.sejm.gov.pl, obejmujących głównie: gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do zasobu archiwalnego oraz dokumentów; kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego; kontrole postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład państwowego zasobu archiwalnego oraz dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w państwowych, samorządowych organach i jednostkach organizacyjnych, oraz u osób prywatnych, w tym dokumentacją osobową i płacową pracodawców; wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także wydawanie decyzji i zaświadczeń na podstawie tych materiałów; prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych; popularyzację wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

Administrator przetwarza dane osobowe jedynie w przypadkach, gdy prawną podstawę stanowi:

• wyrażona zgoda osoby, której dane dotyczą;  podejmowanie czynności zmierzających do zawarcia, wykonania lub egzekwowania zawartych umów;
• wypełnianie ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa lub wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym;
• ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą;
• realizacja uzasadnionych prawnie interesów Administratora lub strony trzeciej, w szczególności związanych z organizacją działalności i realizacją zadań Administratora, w tym stosowania monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa osobom korzystającym z archiwum, zachowania tajemnicy, której ujawnienie mogłoby narazić archiwum na szkodę oraz ochrony mienia w oznakowanych budynkach i pomieszczeniach udostępniania zasobów.

Podawanie danych Administratorowi, jest co do zasady dobrowolne. Obowiązek podania danych może wynikać jedynie z przepisu powszechnie obowiązującego prawa.

Niepodanie danych w zależności od podstawy prawnej i okoliczności może powodować brak możliwości lub odmowę realizacji celu, bądź niewłaściwą lub w innym zakresie realizację celu, w którym są pozyskiwane.

Dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie są poddawane profilowaniu ani nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Dane osobowe są przechowywane jedynie przez okres konieczny do realizacji celu, w którym zostały pozyskane, okres objęty udzieloną zgodą oraz okres wynikający z przepisów prawa, w tym wynikający z okresu przedawnienia roszczeń oraz okresu przechowywania wynikającego z instrukcji kancelaryjnej. Nagrania monitoringu mogące stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa przechowywane są do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, w innych przypadkach Administrator przechowuje nagrania monitoringu przez okres nieprzekraczający jednego miesiąca od dnia nagrania.

Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawo do:

• przejrzystej i wolnej od opłat informacji oraz dalszej komunikacji w sprawie przetwarzania jej danych;
• dostępu do tych danych, ich sprostowania i uzupełniania;
• domagania się ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; wniesienia z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją sprzeciwu wobec ich przetwarzania w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi lub realizowanego w interesie publicznym bądź niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią oraz w każdym przypadku przetwarzania jej danych do celów marketingu bezpośredniego;
• nie podlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu; uzyskania informacji o ewentualnych odbiorcach jej danych;
• prawo do przenoszenia swoich danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany w związku z udzieloną zgodą lub zawartą z Administratorem umową oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem lub dalej przetwarzanych w oparciu o inną podstawę prawną.

Ograniczenia zakresu obowiązków i praw przewidzianych w RODO w zakresie prowadzonej działalności archiwalnej: 

1. Pisemne sprostowanie lub uzupełnienie danych osobowych jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w stosownych ewidencjach nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne.
2. Żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach jest ograniczone w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z zachowaniem ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach.
3. Uzyskanie przez osobę, której dane dotyczą potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, uzyskanie dostępu do nich, a także uzyskanie szczegółowych informacji, o których mowa w art. 15 RODO następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą posiadanych środków ewidencyjnych

Dane osobowe mogą zostać ujawnione odbiorcom jedynie z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności regulujących ochronę danych osób fizycznych, w tym w związku z działalnością Administratora w ramach państwowej sieci archiwalnej. Co do zasady dane mogą być powierzone do przetwarzania jedynie podmiotom związanym z Administratorem wiążącym prawnie instrumentem gwarantującym bezpieczeństwo tych danych.

Organem właściwym w sprawach skarg dotyczących ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych:

mgr Łukasz Kozłowski

Nr telefonu: 91 433 50 02 wew. 136

e-mail: iod@szczecin.ap.gov.pl

Dyrektor Archiwum Państwowego w Szczecinie
     dr hab. Krzysztof Kowalczyk