Polityka ochrony danych osobowych

Ochrona danych osobowych jest dla nas priorytetem - zapewniamy, że przetwarzane u nas dane są chronione zgodnie z przepisami, w szczególności Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych.

 

Poniżej przedstawiamy naszą politykę ochrony danych.

 

I.         Kto jest Administratorem Danych Osobowych (ADO)?

 

Administratorem przetwarzanych u nas danych osobowych jest Skarb Państwa - Archiwum Państwowe w Szczecinie (70-410) przy ul. św. Wojciecha 13 (dalej Administrator); dane kontaktowe: tel. +48 91 433 50 02 lub sekretariat@szczecin.archiwa.gov.pl

 

II.        Kim jest Inspektor Ochrony Danych (IOD) i jak można kontaktować się z nami w sprawie ochrony danych osobowych?

 

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych - dr Marlenę Płonkę, z którą można kontaktować się wysyłając:

• maila na adres: iod@szczecin.ap.gov.pl
• pismo na adres siedziby Administratora wskazany w pkt 1,

lub

• osobiście w siedzibie Administratora.

 

III.      Kiedy zbieramy dane osobowe i na jakiej podstawie?

 

Gromadzimy Państwa dane osobowe, gdy:

 

•          Realizujemy obowiązki prawne oraz wykonujemy zadania w oparciu o interes prawny (art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO):

Na tej podstawie realizujemy zadania przypisane do archiwum państwowego, głównie w myśl ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

•          Jest to niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą lub do podjęcia działań poprzedzających zawarcie umowy oraz zg. z przepisami szeroko rozumianego ‘prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych’  (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO):

Na tej podstawie głównie realizujemy umowy z naszymi kontrahentami.

 

•          Jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

W szczególności dbamy w ten sposób o bezpieczeństwo osób odwiedzjących nasze jednostki organizacyjne stosując monitoring wizyjny.

 

•          Kontaktujemy się z Państwem, w tym poprzez formularze kontaktowe, odpowiadając zwrotnie na Państwa wnioski czy na naszych profilach w mediach społecznościowych, na których przedstawiamy aktualności na temat naszych działań, promujemy naszą działalność oraz informujemy o wydarzeniach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

 

•          Odwiedzacie Państwo naszą stronę internetową i profile na mediach społecznościowych, przy czym szczegółowe zasady przetwarzania danych określone są w Polityce Prywatności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

 

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, przetwarzamy wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania danych - po szczegóły zapraszamy poniżej do pkt VII.

 

IV.      Odbiorcy danych

 

Państwa dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Ponadto dane mogą być ujawniane podmiotom, z którymi mamy zawarte umowy - w tym przypadku dane mogą być albo udostępniane w ramach realizacji tychże umów albo powierzane w ramach realizacji zawartych umów powierzenia danych, w związku z realizacją naszych zadań.

 

V.        Okres przechowywania danych

 

Dane przetwarzamy jedynie przez czas niezbędny do realizacji celu, w jakim dane zostały pozyskane, jednak nie dłużej niż to wynika z przepisów o ich archiwizowaniu, które określone są w obowiązującej u nas Instrukcji Kancelaryjnej.

Szczegółowe terminy przetwarzania danych określamy indywidualnie dla wskazanych - w zależności od celu przetwarzania danych, czynności przetwarzania danych formułując je w klauzulach informacyjnych publikowanych w pkt VIII niniejszej polityki ochrony danych.

 

VI.      Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

 

Osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej; 
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa,

przy czym prawa te można realizować kontaktując się z Inspektor Ochrony Danych w sposób określony w pkt. II niniejszej polityki ochrony danych,

 

• a w przypadku wątpliwości co do przetwarzania danych w zgodzie z przepisami o ich ochronie, przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.

 

VII.     Obowiązek podania danych

 

W niektórych przypadkach podanie danych osobowych jest obowiązkowe, w innych dobrowolne, przy czym w zależności od celu przetwarzania danych osobowych wskazujemy w klauzulach informacyjnych (te dostępne w pkt VIII niniejszej polityki ochrony danych), czym może skutkować niepodanie danych osobowych.

 

VIII.   Klauzule informacyjne:

• Informacja o przetwarzaniu danych osób korzystających z zasobów w Archiwum
• Informacje o przetwarzaniu danych Kontrahenta
• Informacje o przetwarzaniu danych pozyskiwanych podczas monitoringu wizyjnego
• Informacje o przetwarzaniu danych osób kontaktujących się z nami
• Informacja o przetwarzaniu danych kandydata do pracy
• Informacja o przetwarzaniu danych w związku z dostępem do informacji publicznej

 

IX.      Zmiana Polityki Ochrony Danych Osobowych

 

W przypadku zmian w przepisach prawnych lub naszych procedurach przetwarzania danych osobowych, niniejsza polityka ochrony danych będzie modyfikowana. Zmiany opublikujemy tutaj.