Brakowanie dokumentacji

Brakowanie dokumentacji

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja niearchiwalna powstająca w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, podlega brakowaniu (zniszczeniu) za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych regulują § 9–12 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Wniosek o wydanie zgody na brakowanie należy dostarczyć na adres doręczeń elektronicznych, na adres elektronicznej skrzynki podawczej lub pocztą tradycyjną. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc. 

Przykładowy wniosek o wydanie zgody na brakowanie można pobrać  tutaj.

Przykładowy spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) można pobrać tutaj.

Przykładowy spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) można pobrać tutaj.

Odpowiedź udzielana jest w większości przypadków w terminie nieprzekraczającym 30 dni. 

Niepaństwowe jednostki organizacyjne mogą przesyłać wnioski o zaopiniowanie spisu dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu.