Nadzór archiwalny

Oddział I sprawuje szereg czynności w zakresie kształtowania narodowego zasobu archiwalnego. Działania te koncentrują się na tzw. przedpolu archiwalnym, czyli obszarze działalności podmiotów państwowych i niepaństwowych, które tworzą i gromadzą dokumentację mogącą posiadać wartość historyczną. Zadaniem nadzoru archiwalnego jest wyselekcjonowanie materiałów archiwalnych (czyli dokumentacji o wartości historycznej) i kontrolowanie procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przejmowana przez archiwa państwowe, w których jest przechowywana wieczyście oraz udostępniana m.in. dla potrzeb naukowych i kulturalnych.

Najważniejsze zadania Oddziału I pełnione na całym obszarze działania Archiwum Państwowego w Szczecinie:

1) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych,

2) uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych,

3) współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze niepaństwowego zasobu archiwalnego w  zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją,

4) sprawowanie bieżącego nadzoru nad kontrolą archiwów zakładowych i składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny.

Najważniejsze zadania Oddziału I pełnione dla jednostek organizacyjnych mających siedzibę w obrębie Gminy Miasto Szczecin, Powiatu Gryfińskiego, Powiatu Myśliborskiego i Powiatu Polickiego:

1) kontrola archiwów zakładowych, składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny,

2) nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych,

3) nadzór nad właściwym przygotowaniem i przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

Powyższe zadania nadzoru archiwalnego na pozostałym obszarze działania Archiwum Państwowego w Szczecinie pełnią Oddział w Międzyzdrojach i Oddział w Stargardzie.