Przepisy kancelaryjne i archiwalne

Przepisy kancelaryjne i archiwalne

 

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2016 poz. 1506) organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować: instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

 

1.         Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

                        W/w organy mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt,   jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji            klasyfikacji.

 

2.         Każda inna państwowa i/lub samorządowa jednostka organizacyjna powinna posiadać komplet własnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Dotyczy to następujących podmiotów:

 

  • państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100% (m.in. organy administracji rządowej, sądy, prokuratury, placówki służby więziennej, szkoły, przedsiębiorstwa państwowe)
  • samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100% (m.in. szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, poradnie psychologiczno-pedagogiczne, biblioteki, placówki służby zdrowia, zarządy dróg, spółki miejskie itd.),
  • państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.

 

3.         Podmioty niepaństwowe – tj. partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, stowarzyszenia i fundacje, kościoły i związki wyznaniowe, spółki prawa handlowego i prywatne placówki oświatowe oraz inne podmioty, w których udział własności Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego wynosi mniej niż 100% – mogą przesyłać projekty własnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych do zaopiniowania przez Archiwum Państwowe w Szczecinie.

 

PROCEDURA UZGADNIANIA PRZEPISÓW:

 

1. Projekt nowych przepisów lub zmian do istniejących przepisów można przesłać do Archiwum Państwowego w Szczecinie w postaci tradycyjnej (papierowej) lub w postaci elektronicznej na adres elektronicznej skrzynki podawczej Archiwum Państwowego w Szczecinie (ePUAP). Do wstępnej oceny projekty przepisów można wysyłać również na adres poczty elektronicznej: oddzial3kancelaria@szczecin.ap.gov.pl.

 

2. Pracownicy Archiwum Państwowego weryfikują przesłane projekty pod kątem zgodności z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisami wykonawczymi oraz innymi obowiązującymi przepisami, a także metodyką archiwalną.

 

3. W przypadku negatywnej oceny Archiwum Państwowe przedstawia ewentualne uwagi i propozycje zmian w projektach przepisów lub zwraca się z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia. W razie potrzeby przeprowadzana jest też ekspertyza archiwalna dokumentacji lub konsultacje z przedstawicielami jednostki organizacyjnej.

 

4. W przypadku pozytywnej oceny projektów i braku dalszych uwag jednostka organizacyjna jest proszona o dosłanie drugich egzemplarzy przepisów (w przypadku wniosku w postaci tradycyjnej) wraz z kopią podpisanego zarządzenia wprowadzającego przedmiotowe przepisy.

 

5. Archiwum Państwowe odsyła pismo informujące o uzgodnieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wraz z jednym egzemplarzem wprowadzonych przepisów, na których umieszczana jest adnotacja „w porozumieniu”.

 

Wszelkie zmiany i uzupełnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych mogą być wprowadzane wyłącznie zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

 

Wzory przykładowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dostępne są na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

 

Wzór przykładowego zarządzenia wprowadzającego przepisy kancelaryjne i archiwalne można pobrać tutaj.

Ta strona używa cookie. Cookie niezbędne do działania strony i konta użytkownika zostały już ustawione.
Cookie do zbierania statystyk (Google Analytics) i do powiązania z Facebook-iem możesz usunąć lub zablokować, ale część serwisu przestanie działać.