Informacje

Z dniem 1 listopada 2015 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015, poz. 1743).

Zgodnie z § 9 rozporządzenia brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:

1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

2) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, których dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;

3) podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej;

4) określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna;

5) informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej;

6) informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących;

7) oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.

Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc.

Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:

1) pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskujących o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

2) pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, których dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;

3) datę i miejsce sporządzenia spisu;

4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;

5) dla każdej pozycji spisu informację o:

a) liczbie porządkowej,

b) oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane,

c) sygnaturze archiwalnej, a jeśli nie była stosowana, to informację, że spis powstał z natury,

d) tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule

e) określonymi datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu,

f) liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu,

h) uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.

* * *

Na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie w dziale Zarządzanie dokumentacją - Postępowanie z dokumentacją zamieszczone zostały podstawowe informacje dotyczące przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, podstaw prawnych oraz właściwości w zakresie uzgadniania tych przepisów.

Ponadto zamieszczona została przykładowa kwalifikacja i kwalifikacja dokumentacji dla różnych podmiotów a takiże wyjaśnienia i wskazówki w zakresie stosowania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.

Zachęcamy do zapoznania się z tymi informacjami.

Archiwum Państwowe w Szczecinie

Informacje

Informacje